เคยตั้งใจอยากจะวางระบบ IT สำหรับบริษัทเล็กๆ ที่มีพนักงาน Officeไม่เกิน 50 คน (ไม่รวมพนักงานฝ่ายผลิต) แต่ก็ทำไม่สำเร็จเพราะนำเสนอไม่ผ่านด้วยผู้บริหาร ณ ตอนนั้นอาจจะยังไม่เห็นความจำเป็นของมัน และพอดีผมก็ได้ออกจากงานนั้นมาเสียก่อนด้วยเลยไม่ได้ทำให้สำเร็จ แต่ก็อยากเอามาเล่าถึงที่ไปที่มาให้ฟังกัน
บริษัทที่ผมเคยทำงานมานั้นไม่ได้มีระบบ IT ใดๆ เลยนอกจะระบบ Router Internet จากผู้ให้บริการที่กระจายสัญญาณ WiFi ให้กับพนักงานใช้งาน (ไม่มีแม้แต่การพ่วงต่อ Switch และเดินสาย LAN) งานบางงานที่สำคัญหน่อยอย่างเช่นระบบบัญชีก็เช่าระบบโปรแกรมบัญชีที่เป็น Cloud และเดินสาย LAN แบบต่อตรงไปที่ PC หนึ่งเครื่องเพื่อดึงข้อมูลการแสกนเวลาของพนักงานเท่านั้น ปัญหาจุกจิกรายวันมีเกิดขึ้นเสมอๆ โดยที่ผู้บริหารไม่ได้ให้ความสนใจกับเรื่องเหล่านี้ แต่ผมกลับมองว่าเป็นเรื่องเสียน้อยเสียยากเสียมากเสียง่ายมากกว่า คือแทนที่พนักงานจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกลับต้องมาเสียเวลาไปกลับการเรียกช่างหรือรอช่างบริการเข้ามาแก้ปัญหาและเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น เนื่องจากพนักงานในออฟฟิตไม่มีความรู้เรื่อง IT และวิธีแก้ปัญหา (หรืออาจจะมีความรู้แต่ไม่อยากทำเพราะถือว่าหน้าที่ไม่ใช่)
ปัญหาที่พบเสมอๆ ก็เช่น
- ไม่สามารถติดตั้งโปรแกรมไดรเวอร์ของเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อสั่งพิมพ์งานจากเครื่องคอมพิวเตอร์ได้
- ไม่สามารถแก้ปัญหาการที่ไม่สามารถสั่งแสกนเอกสารจากเครื่องถ่ายเอกสารแล้วส่งข้อมูลกลับมาหาเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เนื่องจาก IP ของเครื่องคอมพิวเตอร์เปลี่ยน
- ทุกครั้งที่ความเร็วของ Internet ช้ามาก พนักงานไม่สามารถระบุปัญหาได้ว่าเกิดจากสาเหตุใด และมักจะคิดว่า Package ความเร็วที่ใช้บริการอยู่ยังไม่เร็วมากพอ
- บ่อยครั้งที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานเกิดปัญหา เช่นติดไวรัส หรือเกิดปัญหากับโปรแกรมต่างๆ ที่ใช้งาน พนักงานไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุและแก้ปัญหาเองได้ และมักจะต้องยกเครื่องไปให้ร้านแก้ปัญหาให้
จากที่ยกตัวอย่างทำให้บริษัทต้องเสียเวลาและ คชจ. ที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอๆ ผมเลยคิดว่าจะดีกว่าหรือไม่หากมีการติดตั้งระบบ Network ภายในและมีอุปกรณ์ช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งาน เช่น
- ติดตั้ง Server และ NAT ขนาดเล็กเพื่อติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สำคัญ เช่นโปรแกรมระบบบัญชี และโปรแกรมระบบเงินเดือน ซึ่งจะต้องมีการทำงานร่วมกันหลายคนและมีการจำกัดสิทธิการใช้งานที่แตกต่างกัน
- สร้าง Folder กลางสำหรับจัดเก็บแยกและแชร์ไฟล์ข้อมูลที่สำคัญของหน่วยงานต่างๆ ออกจากกันและแบ่ง Group ของเครื่องคอมพิวเตอร์ออกเป็นกลุ่มตามแผนกงานเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลของแต่ละแผนก
- แยกเครือข่าย WiFi ในส่วนของออฟฟิตและส่วนของพนักงานทั่วไปในสายการผลิตออกจากกันเพื่อจำกัดสิทธิการใช้งานและป้องกันการเข้ามาใช้ทรัพยากรร่วม และเพื่อจำกัดความเร็วของการใช้สัญญาณอินเตอร์เน็ตของพนักงานส่วนที่ไม่มีความจำเป็น เพื่อให้ความเร็วโดยรวมถูกจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำ VPN ระหว่างโรงงานและออฟฟิตสาขาที่ กทม. เพื่อให้สามารถใช้ทรัพย์ยากรร่วมกันได้ เช่นการส่งไฟล์งานขนาดใหญ่จาก กทม. มายังโรงงานโดยไม่ต้องผ่าน email หรือการส่งข้อมูลการแสกนเวลาเข้าออกของพนักงานจาก กทม. มายังโรงงานโดยตรงเพื่อให้มีความเป็น Realtime
- อื่นๆ
อย่างไรก็ตามสิ่งที่คิดไว้ไม่ทันได้ทำให้เกิดขึ้นได้ ด้วยเวลาที่ต้องยุ่งไปกับการจัดการงานอื่นๆ และการเขียนโครงการนำเสนอที่ไม่ละเอียดพอ จึงไม่สามารถทำให้ผู้บริหารมองเห็นประโยชน์ของมันว่าจะต้องลงทุนเท่าไหร่ ทำไปแล้วจะได้ประโยชน์อะไรกลับมาเท่าใด
